Tidligere publisert på Bygg.no, av Trond Ramsøskar
Dette stiller helt nye krav til gårdeierne som nå må spesialisere seg på gode transformasjonsprosesser. Det finnes selvsagt ingen trylleformel, men enkelte grunnforutsetninger må innfris. Som interiørarkitekt arbeider jeg tett med både gårdeiere og leietakere. På bakgrunn av min erfaring skisserer jeg her noen viktige suksesskriterier for vellykket transformasjon.
Skal lokaler stå seg over tid, må de være fleksible. De må på kort varsel og uten høye kostnader kunne tilpasses nye leietakere med korte kontrakter og skiftende arbeidsprosesser.
Jeg ser tre grunnleggende faktorer som sikrer full fleksibilitet: Når man bygger, må gulvet på plass aller først, før veggene settes opp. I himlingen må det bygges skjørt, gjerne i et fast gridsystem slik at nye vegger lett kan monteres. Belysnings- og el-opplegg må være så generelt at det kan tilpasses ulike romløsninger. Først når dette er på plass, blir det mulig å unngå store ombyggingsprosesser.
Fast innredning bør i den grad det er mulig også være fleksibel. Det samme gjelder møblene, og disse kan med fordel ha hjul. Høyryggede sofagrupper med skjerming på sidene absorberer lyd og kan fungere som flyttbare stillerom for raske én-til-én-møter. Egne mobile møte- og stillerom er en annen grei løsning. På denne måten kan man oppnå gode, funksjonelle løsninger uten faste vegger.
Fleksibilitet kan også sikres ved at leietager leier inventar i stedet for å eie det selv. Dette åpner et nytt, bærekraftig marked som takler raske endringer. I dag tilbyr et økende antall aktører denne typen tjenester.
Når det gjelder selve arbeidsplassene, er det en utbredt oppfatning at fleksibilitet er ensbetydende med åpne landskap. Det stemmer ikke. Både arbeidsprosesser og menneskelige behov varierer. En god del arbeidsoppgaver krever dessuten konsentrasjon – eller at man tar konfidensialitetshensyn. I praksis betyr det at de fleste virksomheter trenger både åpne og halvåpne landskap kombinert med et passende antall skjermede arbeidsplasser. Denne kombinsjonen er ikke til hinder for fleksibilitet og løpende endringer.
Min erfaring er at det er fornuftig å skille arbeidsplasser og samhandlingsarenaer fra hverandre og plassere dem i ulike etasjer. Å samle sosial aktivitet knyttet til resepsjon, møterom, kantine, sosiale soner osv. er arealeffektivt og gjør det enkelt for flere leietakere å dele fasiliteter. En annen gevinst er økt konsentrasjon og færre forstyrrelser i den delen av lokalene der arbeidsplassene befinner seg.
Jeg snakker egentlig om sosiale torg som gir flerbruksmuligheter og er viktige i en tid der vi må erkjenne at digitale løsninger skaper avstand som det må kompenseres for. Treffpunktene må være mer gjennomtenkte og basere seg på større brukermedvirkning enn tidligere. Det sosiale torget bør ha gjesteplasser, mobile arbeidsstasjoner, små soner for ad hoc-møter, stillesoner og mulighet for servering. Ved større anledninger kan hele arealet tas i bruk til foredrag, presentasjoner, feiringer osv. Slike tiltak vil virke miljøskapende på alle plan, bidra til at torget blir hjertet i bedriften og gjøre hjemmekontoret mindre attraktivt.
Treningslokaler er blitt en ny møtearena og bør derfor inkluderes. Alle har glede av å komme i bedre form, og hjelp av PT, gjerne supplert med kostholdsråd, kan bidra til redusert sykefravær. Treningsfasilitetene kan også tilføre et snev av intern konkurranse som bidrar positivt til arbeidsmiljøet. Gårdeiere gjør klokt i å fange opp denne trenden og implementere den i sine prosjekter.
Når det gjelder kantine eller personalrestaurant, har vi sett at økt bruk av hjemmekontor uthuler det økonomiske driftsgrunnlaget. Flere velger nå en løsning der spisestedet gjøres tilgjengelig for eksterne gjester. En ting er økt volum for lunsjservering, men holder man åpent på kveldstid og i helgene, er det mulig å gi det bedriftsinterne spisestedet restaurantpreg til glede for alle brukerne.
Endringene i arbeidslivet treffer kontormarkedet i form av helt nye krav til brukertilpasning. Nok en gang er vi tilbake til fleksibilitet som styringsprinsipp. Konseptene kontorhotell og coworking har vokst frem som en følge av dette. I sin mest rendyrkede form betyr det et felles kontorlandskap med ulike typer aktivitetsbaserte arbeidsplasser samt felles resepsjon og lounge. Her leier man ikke et bestemt areal, men bruk av hele lokalet og alle fasiliteter. Det eneste man behøver å ha med seg er PC’en. Alt annet har utleier sørget for.
Samme tankegang kan overføres til det ordinære leiemarkedet for kontoreiendom, om enn i enklere form. Jo flere fellestjenester, jo mindre administrasjon på leietakers hånd – og jo større rom for å konsentrere seg om kjernevirksomheten.
Jeg har tidligere introdusert begrepet Tinder for kontor, dvs. matching av leietakere. Det er relevant også i denne sammenhengen. Med rett mix av virksomheter blir lokalene til et kompetanseverksted der alle kan dra nytte av hverandre. Det er slik synergieffekter oppstår, og dette vil i seg selv forsterke stabile leieforhold og sikre inntjeningen for gårdeier. Matchingen kan gjøres manuelt – eller kanskje ved hjelp av en app som kobler leietakere med felles faglige interesser?
Som interiørarkitekt erfarer jeg at leietakere og brukere får stadig større forventninger til hvordan et kontorlokale skal være. Sammen med myndighetskrav knyttet til bærekraftige løsninger setter dette en ny standard for lokalene. Ved å legge til rette for fleksibilitet, nye samhandlingsarenaer og delingsøkonomi vil gårdeier i sum kunne leve opp til endrede forventninger.
