Kontoret må gjøres mer attraktivt enn hjemmekontoret 

Tidligere publisert i eiendomsmegleren, av interiørarkitekt MNIL Trond Ramsøskar, Monn interiørarkitekter

Næringsmeglerne bør se det som sin oppgave å bidra til å lokke folk ut av hjemmekontorene. Etter mitt skjønn må tre betingelser oppfylles:

Kontoret må være en møteplass for kultur- og relasjonsbygging

Det er samvær i fysiske rom som skaper relasjoner; mailutveksling og Teams-møter er ikke nok. Når konteksten er uformell og medarbeiderne selv bestemmer innholdet i den sosiale samhandlingen, vokser det frem et godt arbeidsmiljø og et utviklende samarbeidsklima.

Dette betyr at møtepunktene er minst like viktige som den enkeltes arbeidsplass, om ikke viktigere.  De sosiale sonene bør være varierte mht. møblering og atmosfære, og det bør etableres et sosialt «torg». Dette arealet bør passe til alle typer mingling, og hensynet til flyt og fleksibilitet må ivaretas.

Det sosiale torget bør være hjertet i lokalet – bedriftens ansikt utad og et naturlig samlingspunkt for besøkende og medarbeidere. Det lønner seg å gi det ekstra kvaliteter som gjør det attraktivt, f.eks. å løfte det rent visuelt.

Kontoret må egne seg for arbeid som krever konsentrasjon

En del medarbeidere oppgir at de velger hjemmekontor når de skal konsentrere seg. Det betyr at kontorlokalene ikke dekker alle behov. Den enkle løsningen er å soneinndele arealet på en måte som gir valgmuligheter.

Hos Monn har vi god erfaring med følgende typer soner:

• Konsentrasjonsområde: Avskjermede enkeltplasser som legges i utkanten av lokalet, lengst mulig vekk fra soner som gir støy og aktivitet. Det bør lages spilleregler for lyd og samtaler. Dersom forstyrrelser godtas, opphører stillesonen å være et sted for konsentrasjon.
• Landskap: Enkeltplasser i større eller mindre soner avhengig av behovene i bedriftens ulike avdelinger. Støynivået er moderat, og det er som regel tillatt med småprat eller korte avklaringer. Bordskjermer ivaretar behovet for en viss visuell avskjerming.
• Støtterom: Mindre rom for telefon- og Teams-møter som i tillegg bidrar til redusert støy i kontorlandskapet. Disse rommene plasseres strategisk rundt i lokalet og kan også brukes til konsentrasjonsarbeid. De har god akustikk og er utstyrt med strøm og skjerm..
• Prosjektsone: Dedikerte områder for teamarbeid som har fleksibel møblering, prosjektflater for opphenging av materialer, skrivetavler og skjermer. De tåler høyt lydnivå og er ofte plassert i nærheten av annen aktivitet. Prosjektsonen kan bestå av et åpent areal eller være lukket med vegger/skyvevegger.
• Ordinære møterom

Kort oppsummert: I en tid der mange bedrifter med god grunn er opptatt av de sosiale sonene, må vi ikke glemme selve arbeidsplassene. Disse skal også dekke mange og varierte behov. Et arbeidsplasskonsept som støtter alle funksjoner, må ligge til grunn for utviklingen av lokalet.

Kontoret må være mer enn en arbeidsplass

Arbeidsplassen må gi positive følelser og være attraktiv også utenfor jobbsammenheng.
Ved å vektlegge trivsel og tydelig identitet signaliserer bedriften at den investerer i medarbeiderne. Slike arbeidsgivere kan de fleste tenke seg å jobbe for.

Jeg foreslår å legge til rette for varierte aktiviteter langs hele skalaen fra frokostmøter og faglige fellessamlinger til rene sosiale sammenkomster. Prework- og afterwork-tiltak, kick-offs og feiringer er gode eksempler.  Det konkrete innholdet i aktivitetene kan variere mye og er ikke alltid lett å planlegge for. Fleksibel møblering er nøkkelen.

Konklusjon

Uansett hvordan man nærmer seg de disse tre temaene, er kontrollspørsmålet ganske enkelt: Vil tiltakene som planlegges bidra til at medarbeiderne får lyst til å være på kontoret? Næringsmegleren bør hjelpe oppdragsgiveren med å finne svaret.